Wie kan melden?
Alwie bij AZ Delta gewerkt heeft of werkzaamheden heeft verricht als zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en ook wie werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van AZ Delta.
Ook wie onregelmatigheden heeft vastgesteld tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kan een beroep doen op deze meldprocedure.
Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van de strafwet bestraft.
Wat kan je melden?
Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken op de bestaande regelgeving die hebben plaatsgevonden in de organisatie die de melder wil onthullen of het kwaadwillig stilzitten van de organisatie wil doorbreken. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.
Hoe kan je melden?
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen kunnen meldingen bij voorkeur gedaan worden via de onlinetool ‘Whistlelink' alsook telefonisch in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij een niet-anonieme melding wordt een vertrouwelijke behandeling gewaarborgd.
De melder kan ook via de onlinetool een gesprek aanvragen om een melding te doen.
Waar kan je melden?
AZ Delta VZW heeft een eigen intern meldkanaal opgericht: azdelta.whistlelink.com is 24/7 bereikbaar of telefonisch op het nummer 051 23 82 22 van maandag t.e.m. vrijdag van 9 uur tot 17 uur.
We raden sterk aan eerst dit meldkanaal te gebruiken vóór je een beroep doet op de mogelijkheden die de overheid voorziet, m.n. de federale ombudsman. Ook daar kan je terecht met een melding. Meer info op www.federaalombudsman.be/nl/meldingsformulier.
De meldingen worden best zo concreet mogelijk omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.
De beheerders van het meldkanaal volgen de melding actief op. Zij controleren de juistheid van de beweringen en stellen gepaste interne maatregelen voor.
Termijnen voor feedback op je melding
Je ontvangt een bevestiging van je melding binnen de 7 dagen na de melding.
Daarbij wordt een onpartijdige persoon aangeduid die bevoegd is voor de opvolging van de melding en die de communicatie met jou zal onderhouden. Hij of zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan 1 keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.
Welke bescherming geniet je?
Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.
Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.
Deze bescherming geldt enkel ingeval van meldingen over feitelijke of mogelijke inbreuken op:
overheidsopdrachten
financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
productveiligheid en -conformiteit
veiligheid van het vervoer
bescherming van het milieu
stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
volksgezondheid
consumentenbescherming
bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
financiële belangen EU of verstoring van de interne markt
bestrijding van belastingfraude
sociale fraudebestrijding.
De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (bv. een collega of een lid van een werknemersorganisatie of familieleden van de melder) genieten dezelfde bescherming.
Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.
Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk voor het onderzoek en de opvolgen van de melding.
Welke verantwoordelijkheid heeft het meldkanaal?
Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle leden van de meldingsdienst gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.
De beheerders van het meldkanaal zullen de meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. Zij zijn ook verplicht daarover te communiceren met de melder.
Er kan een herbestemming van de melding voorgesteld worden aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.
Als de beheerders van het meldkanaal het nodig achten, kunnen zij een beroep doen op een onafhankelijke externe partij die een ruime kennis heeft in desbetreffende materie (bv. juridisch, psychologisch, technisch…).
De beheerders van het meldkanaal stellen één maal per jaar een jaarverslag op over de werking dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het comité financieel en juridisch gezond en het bestuursorgaan.
Het directiecomité ontvangt dit jaarverslag ter informatie.